راه و روش ارسال ایمیل

راه و روش ارسال ایمیل

افراد پرمشغله هر روز ده‌ها ایمیل دریافت می‏کنند و ممکن است مجبور باشند برای پاسخ دادن، آن‌ها را اولویت‏بندی کنند. یک ایمیل خوب می‌تواند شما را در اولویت‏بندی مخاطب جلو بیندازد و در مقابل یک ایمیل بد، می‌تواند حتی مخاطب را از خواندن ادامه آن منصرف کند.
دستور زبان و نوشتار استاندارد را رعایت کنید
░ قواعد صحیح نوشتن و دستور زبان درست، ممکن است در مورد نوشتن ایمیل‌ها دست‏و‏پا‏ گیر به نظر برسند، اما مساله مهم این است که باید همه کار‌ها را، هر چند جزئی به درست انجام داد. حتی اگر اطرافیان و حتی مخاطبان شما این قواعد را رعایت نمی‌کنند، شما سعی کنید با صحیح نوشتن خود را از بقیه متمایز کنید. نوشتن صحیح و رعایت گرامر، به نوعی بیانگر شخصیت شماست.
سریع بروید سر اصل مطلب، البته مودبانه
░ درخواست خود را از مخاطب مستقیماً و بدون تعارف‌های بیش از حد عنوان کنید. هر چند تمجید بسیار مختصر از مخاطب بد نیست مثلا «مصاحبه خوبی بود، لذت بردم، می‌تونم از شما درخواستی بکنم؟». در ذکر تاریخ‌ها و ضرب العجل‌ها دقت کنید و مطمئن شوید که تمام جزیناتی را که گیرنده ایمیل برای انجام درخواست شما نیاز دارد ذکر کرده‌اید.
مختصر باشید ولی نه خیلی
░ افراد ایمیل‌های طولانی را وقت‏گیر و پردردسر تلقی می‌کنند و غالباً به سرعت آن‌ها را مرور می‌کنند و حتی ممکن است تا انتهای متن را نخوانند و به همین دلیل جزئیات بسیاری را از دست بدهند. سعی کنید از نوشتن ایمیل‌هایی که بیشتر از یک صفحه باشند خودداری کنید، بر محتوا تمرکز کنید و مختصر بنویسید. اما در عین حال که از حواشی مطلب می‌زنید مواظب باشید که به اصل مطلب ضربه نزنید. به عنوان مثال، پیش‏زمینه کافی برای آماده‏کردن ذهن مخاطب در متن ایمیل داشته باشید. خود را به‏جای آن‌ها بگذارید، به احتمال زیاد آن‌ها به اندازه شما در پروژه‌های شما درگیر نیستند و از جزئیات آن اطلاع ندارند و مشغله آن‌ها ممکن باعث فراموشی جزئیات قبلی باشد. به‏طور خلاصه به آن‌ها توافقات و اتفاقات قبلی را یادآوری کنید و پیشرفت‌های مربوطه را از آخرین زمان ارسال ایمیل به آن‌ها گزارش کنید.
اتفاقات را با دقت شرح دهید
░ این عادت وکلا است که در هنگام دعواهای حقوقی، از موکلین خود می‌خواهند که شرح وقایع را بر اساس زمان وقوع به همراه جزئیات مکتوب کنند. این باعث می‌شود که افراد با دقت بیشتری به آنچه اتفاق افتاده و دلایل آن فکر کنند. سعی کنید شما هم روشی مشابه در نوشتن ایمیل‌های خود داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند افکار خود را در قالب یک متن خوب مرتب کنید. ایمیلی که در آن مسائل به صورت داستانی دارای ابتدا، میانه و انتهای مشخص عنوان شده است، توجه مخاطب را بیشتر جلب می‌کند.
موضوع ایمیل را کوتاه اما پرمعنی انتخاب کنید
░ قبل از اینکه روی دکمه ارسال کلیک کنید، مطمئن شوید که قسمت موضوع خالی نیست. از انتخاب موضوعات خیلی کلی اجتناب کنید، چرا که باعث می‌شود ایمیل شما در میان انبوه ایمیل‌های مخاطب گم شود. اگر از گیرنده ایمیل درخواست کاری را دارید، آن‏را مشخصاً در متن موضوع ایمیل عنوان کنید. این کار نه تنها یافتن ایمیل شما را در جستجو‌های بعدی آسان‌تر می‌کند، بلکه شانس انجام گرفتن کاری را که در ایمیل درخواست کرده‌اید بالا‌تر می‌برد.
در ارسال رونوشت به بقیه گیرندگان دقت کنید

░ بی‌مهابا دکمه پاسخ به همه (Reply to All) را انتخاب نکنید. مطمئن باشید که همه افرادی که در ایمیل اول مخاطب بوده‌اند، به پاسخ شما نیاز دارند و بی‌جهت افراد را درگیر موضوعی که ربطی به آن‌ها ندارد نکنید. مهم‌تر اینکه در استفاده از گزینه رونوشت مخفی (BCC) بسیار محتاط باشید، در بسیاری از مواقع اینکار ممکن است از شما ذهنیتی منفی در مخاطب ایجاد کند.